Por iniciativa de la Comisión Nacional de Gestión Judicial, la Justicia penal implementó un sistema de comunicaciones por correo electrónico entre juzgados y comisarías e institutos de detención, mecanismo que permite acelerar el trámite de las causas y ahorrar materiales y tiempo al personal.

El contacto a través de email con comisarías es para la citación de testigos y constataciones de domicilios, mientras que con los institutos carcelarios es para requerir la comparecencia de detenidos.

En cuanto a la ventaja de reducción de los tiempos que acarrean las citaciones, si se realizan por correo electrónico éstas son instantáneas (sólo tarda el tiempo de envío del mail), mientras que con el sistema tradicional se estima que puede demorar hasta media hora cada comunicación al servicio penitenciario, por el largo recorrido que se debe hacer desde que se proyecta la citación hasta que es recibida y diligenciada por el instituto.

En tanto, el sistema de comunicaciones online también trae consigo el beneficio de reducción en los costos de los materiales de trabajo (por ejemplo: papel y llamadas telefónicas) y del tiempo que los recursos humanos destinan, pudiendo ahora abocarse a otras tareas relacionadas con la actividad judicial.

El sistema es utilizado desde noviembre último, como prueba piloto, por diez juzgados de Instrucción de la Justicia Nacional en lo Criminal y Correccional: cinco (juzgados N° 8, 22, 25, 28 y 30) para las comunicaciones con la Policía Federal y otros cinco (14, 17, 19, 20 y 26) para con el Servicios Penitenciario Federal. La intención es ampliarlo a más dependencias. 

El antes y el ahora

Comunicaciones con fuerzas de seguridad

Sin uso de correo electrónico:

• El operador proyecta la citación y envía para su firma tanto el expediente como el original del despacho y su copia.
• Una vez que fue firmado el proyecto, se distribuye la firma.
• Un operador toma las citaciones y las adelanta vía fax a las comisarías de destino (con los habituales problemas de carencia de líneas telefónicas, abonado de destino ocupado, llamada no respondida, carencia en la comisaría de fax o de papel para su impresión, etc.).
• Una vez enviado el fax, el operador confirma si fue recibido de manera correcta y la identidad de quien lo recibió. Esta situación es problemática puesto que, por lo general, luego del envío del fax la comunicación se interrumpe y es necesario cumplir con el paso precedente.
• Luego de confirmar la recepción correcta e identificar al receptor, se completa un formulario de la secretaría para el seguimiento de la citación.
• Esta mecánica insume, por lo general, no menos de siete minutos por citación. Debe tenerse en cuenta que, por día, una secretaría de instrucción libra, aproximadamente, 15 o 20 citaciones.
• El documento es entregado a personal policial para su transmisión vía télex.
• A fin de verificar los resultados de la diligencia o de determinar los motivos por los que no se ha recibido contestación alguna o no ha comparecido el citado, se repite el procedimiento. Esto implica, por lo menos, otros cinco minutos de demora, puesto que el funcionario policial requerido debe revisar los registros documentales de la comisaría.
• Los resultados se reciben en formato en papel de fax al momento de ser adelantado, como diligencia policial también en papel y vía télex.

Con correo electrónico:

• El operador proyecta la citación, confecciona un “borrador” en la casilla de correo de la secretaría y envía la causa a la firma.
• Firmado el decreto, se distribuye la firma.
• Se envían los correos en “borrador” a las direcciones oficiales creadas por la Policía Federal.
• Esta mecánica de envía insume menos de un minuto por citación.
• El seguimiento de la diligencia se realiza por la misma vía e insume menos de un minuto.
• Los resultados se reciben por la misma vía.

Comunicaciones con el sistema penitenciario

Sin uso de correo electrónico:

• El operador proyecta la citación y envía para su firma tanto el expediente como el original del despacho y su copia.
• Una vez que fue firmado el proyecto, se distribuye la firma.
• Un op